Ensaios Fotográficos: Como Evitar Cancelamentos na Agenda

Se você já sofreu algumas vezes com cancelamentos e desistências na sua agenda, este guia Ensaios Fotográficos: Como Evitar Cancelamentos na Agenda vai te ajudar a diminuir essa dor de cabeça que atinge muitos Fotógrafos de Ensaios.

O assunto é importante por que cancelamentos causam um problema na agenda e outro no financeiro de qualquer negócio da fotografia, e especialmente para fotógrafos de ensaios.

Para ajudar você a fazer sua agenda de ensaios fotográficos funcionar melhor, criamos um guia com dicas essenciais para evitar ou diminuir expressivamente os cancelamentos dos clientes.

O Problema dos Cancelamentos na Agenda

Como assim ter um problema financeiro só porque um ensaio fotográfico furou?

Para os fotógrafos que dependem muito dos ensaios fotográficos na sua renda mensal, alguns poucos cancelamentos no mês poderão diminuir aquele faturamento bacana que você estava contando. 

Basicamente isso ocorre porque uma boa parte dos fotógrafos acaba cobrando pelo ensaio após a sua realização. 

Vamos agora olhar sobre um prisma financeiro com mais detalhes.

Existe um CUSTO que você Fotógrafo de Ensaios talvez não conheça.

O Problema Tem Nome: CUSTO DE OPORTUNIDADE

Esse tipo de custo, chamado de Custo de Oportunidade, vai abrir sua mente com relação a importância das atividades, do seu negócio de fotografia, ocorrerem no tempo certo.

O que é Custo de Oportunidade?

Custo de Oportunidade nada mais é que o valor que você ganharia caso você estivesse trabalhando em condições normais em um dado período.

Em termos práticos, na Fotografia de Ensaios, o custo de oportunidade de uma sessão fotográfica que foi cancelada será, a grosso modo, o valor cobrado pela próprio ensaio.

Incrível não é? Olhem a fórmula que resume o assunto:

Custo de Oportunidade de um agendamento cancelado = Valor cobrado em condições normais no mesmo período.

Olha que interessante. 

Se normalmente você consegue vender fotos extras, ou consegue também vender um álbum impresso junto com o ensaio fotográfico, vai fazer parte do seu custo de oportunidade o valor normalmente cobrado para as fotos e o álbum.

É um montante que não é de se desprezar!

Fazer Render os ENSAIOS FOTOGRÁFICOS

Na nossa jornada empreendedora no Mercado da Fotografia, para evitar o custo de oportunidade, temos que ocupar nosso tempo com atividades que tenham valor, ou melhor, que geram valor. 

Os Ensaios Fotográficos geram faturamento. Portanto sem dúvida é uma atividade de super importância.

Esperar por um cliente que não aparece no horário combinado não é algo produtivo na grande maioria das vezes!

Às vezes nos enganamos com relação a isso dizendo: 

“ah. Eu aproveitei o cancelamento para descansar”.

“Aproveitei o tempo para responder emails”.

Isso é natural.

Concordamos que minimizar o impacto do um cancelamento na agenda é sempre bom, não é mesmo?

Mas a causa raiz merece a atenção devida. Principalmente se o cancelamento pudesse ser evitado.

Cancelamento na Agenda – É possível Evitar?

O que eu posso fazer para que Todos meus Ensaios Fotográficos ocorram no horário planejado?

Essa é a pergunta que vale ouro.

Preparamos um Guia de dicas COMPLETO para você diminuir absurdamente a chance do cliente cancelar o ensaio.

Ajudar que Fotógrafos se conscientizem de que Tempo Parado é Prejuízo e contribuir para que seu negócio da fotografia renda mais, é o foco e a razão da existência desse Guia e de Todos os Conteúdos que temos no Blog da Alboom.

Então vamos lá.

Como Evitar Cancelamentos dos Ensaios Fotográficos – Guia de Dicas Práticas

Neste guia de dicas vamos trazer recomendações e dicas para você diminuir a chance de cancelamento na sua agenda dos ensaio fotográficos.

E vamos também trazer para a pauta uma dúvida recorrente de fotógrafos: 

Vale a pena cobrar para reservar a agenda?

No final do guia você poderá julgar o que falta você fazer para que sua agenda e seu fluxo de trabalho renda mais daqui para frente.

ÍNDICE

1 – Dê o Exemplo Quando o Assunto é Agenda e Compromisso

2 – NUNCA Agende um Ensaio Somente por Mensagem de Texto

3 – Aborde o ITINERÁRIO e o TEMPO para Chegar no Local

4 – Repasse as Recomendações do Ensaio

5 – Reforce que Sua Agenda é Organizada

6 – Relembre o Compromisso Dois ou Três dias Antes

7 – Use uma Proposta ou Condições comerciais

8 – Cobre uma Taxa de Reserva

9 – Facilite a Taxa de Reserva

10 – Sempre Valorize o Tempo do Seu Cliente

11 – Numa Disputa com o Cliente, Sempre Perdemos?

12 – O Que Fazer Com Cancelamentos em Cima da Hora?

13 – Faça seu Ensaio Render Ainda Mais

1 – Dê o Exemplo Quando o Assunto é Agenda e Compromisso

Boa parte dos cancelamentos é uma questão de atitude ou de mau gerenciamento do tempo pelo próprio cliente.

Você já deve ter falado ou pensado: esse meu cliente é mesmo muito desorganizado? 

Em toda interação com o cliente, procure mesmo dar um bom exemplo na gestão da sua Agenda e dos Seus Compromissos.

A dica é procurar sempre ter uma agenda em mãos – e usá-la para tudo que envolve atividades do seu negócio de fotografia, seja uma conversa inicial ou o próprio ensaio fotográfico.

O Google Agenda é um ótimo sistema para você conhecer.

Você pode também usar outros sistemas como um CRM para Fotógrafos que possua recurso de agenda.

Aprender a organizar seu dia e planejar sua semana com uma Agenda é um item básico para fazer.

2 – NUNCA Agende um Ensaio Somente por Mensagem de Texto

Usamos o Whatsapp e outros programas como Telegram para comunicação instantânea o tempo todo. 

É uma verdadeira revolução, parando para pensar, que esses programas causaram na nossa vida.

Mas com relação ao atendimento profissional do fotógrafo, nem sempre usar o Whatsapp vai ser a melhor maneira.

A qualidade da Comunicação entre você e o cliente vai importar muito para você conseguir evitar os cancelamentos.

Você pode usar o Whatsapp, sim, mas não abra TOTALMENTE a mão daquela conversa telefônica, ou por videoconferência!

A qualidade da comunicação é fundamental para que o compromisso fique melhor coordenado. E não é tarefa fácil coordenar tudo e por isso este guia de dicas vai apresentar muitos coisas que você deve pensar e fazer.

Voltando ao tópico da comunicação.

Na comunicação por telefone, ou videoconferência, conseguimos ser muito mais efetivos do que por e-mail ou mensagens de texto. 

Por que?

Transmitimos e recebemos muito mais informações, e de maneira mais clara também. Conseguimos fazer a melhor “leitura” de como o cliente é e recebe cada detalhe que falamos.

Na conversa por telefone podemos explicar a mesma coisa de formas diferentes, etc. Isso garante que coisas importantes fiquem mesmo claras.

Há outras vantagens também.

Quando falar por telefone, você vai conseguir ser mais cordial e estabelecer uma confiança ainda maior. Enfim, é uma oportunidade diferenciada para aumentar a empatia e o aprendizado.

E o áudio que envio via WhatsApp ? Funciona?

Nada é melhor que a conversa “ao vivo”, em tempo real. 

Quando o assunto é estabelecer compromissos, criar uma comunicação efetiva para reforçar o compromisso – de ambas as partes – a conversa por telefone, ou presencial – porque não dizer cara a cara – é essencial.

Se você não se sente tão confortável na conversa por telefone quanto no texto instantãneo, talvez aí seja um ponto que vale a pena investir em seu desenvolvimento pessoal.

3 – Aborde o ITINERÁRIO e o TEMPO para Chegar no Local

Já dissemos que uma das causas mais comuns de cancelamento é a desorganização do cliente.

Como ajudar o cliente a ser melhor organizado?

Abordar o itinerário e colocando os sapatos do cliente são formas de você antecipar eventuais surpresas que podem ocorrer para o cliente.

Na conversa telefônica, pergunte de onde ele vai sair para ir para o local do Ensaio. Procure até cobrir o caminho, imaginando a rota e o tempo que ele vai tomar para chegar..

Ao fazer essa programação, digamos logística, você está ajudando o cliente a se organizar.

Outra coisa. 

Você está mostrando que você se importa com o tempo que você “vai usar”  do cliente.

Indiretamente você está reforçando a importância de sermos organizados com os compromissos.

4 – Repasse as Recomendações do Ensaio

Se o ensaio for um Trash the Dress, você vai ter vários itens para cobrir previamente. E além de aspectos do Ensaio, há várias recomendações para fazer como levar água, comida, protetor solar, chapéu, guarda chuva etc.

Se o Ensaio for newborn, idem.

Repasse todos os itens de preparação o mais antes possível.

Mas faça isso sempre tentando motivar.

Afinal, ensaio fotográfico tem que ser gostoso também.

Ajude o Cliente a se organizar dando dicas bacanas. É muito bom deixar o cliente motivado com a preparação também e ir criando aquela expectativa gostosa.

5 – Reforce que Sua Agenda é Organizada

É uma boa dica, de forma sutil, ressaltar para seu cliente que você reservou um período em sua agenda profissional, com hora para começar e hora para terminar.

Isso vai ajudar para que seu cliente perceba a seriedade do compromisso.

Afinal Ensaio Fotográfico é uma atividade profissional – e não recreacional.

Nesse processo de bloquear a agenda, registre o tempo que toma para chegar no local e o tempo para retornar. 

Bloqueie a duração total.

É uma ótima dica salientar o tempo total que você reservou para o evento com o cliente. Inclusive você pode destacar o tempo de deslocamento de ida e vinda, verbalizando tudo isso para o cliente.

6 – Relembre o Compromisso Dois ou Três dias Antes

Fundamental este ponto! Por duas razões.

Primeiro, é uma ação muito profissional lembrar os clientes do evento. 

Segundo, é uma oportunidade muito especial para blindar o compromisso de alguns riscos que podem acontecer na véspera. 

Veja se estas situações de cancelamentos são familiares:

• Esqueceu de se preparar e ficou desesperado na véspera.
• Perdeu o check-list do que ele tem que fazer.
• Ficou desmotivado em fazer o ensaio.
• Confundiu o horário da sessão.

Pense nisso tudo e se prepare antes de relembrar o cliente.

Aborde todos os pontos na conversa que você vai ter antes do ensaio e veja se há algum cheiro de fumaça!

Uma dica muito importante.

Tente fazer que o cliente verbalize que está tudo certo quanto ao horário e os preparativos para o Ensaio Fotográfico.

Fazer ele externar que ele está motivado e comprometido é um grande feito para diminuir as chances dele cancelar. 

É um grande feito escutar o cliente dizer que está tudo certo para o Ensaio.

7 – Use uma Proposta ou Condições comerciais

Por mais básico que pareça, um Ensaio Fotográfico demanda responsabilidades de nossa parte e claro, da parte do cliente também.

É muito importante ter algumas normas ou cláusulas em seu contrato ou termo de agendamento.

Ter termo de agendamento, para um Negócio Fotográfico, mostrará um grau de compromisso maior.

E aí chegamos no ponto.

Ter um contrato ou termo de agendamento fará que o cliente pense 2 vezes antes de simplesmente cancelar.

Ter um contrato, por mais simples que seja, vai passar maior Autoridade e Credibilidade por parte do negócio e do profissional

Inclua no contrato algumas possíveis situações onde é aceitável o cancelamento ou adiamento do Ensaio Fotográfico.

Fatores climáticos, como chuva ou dia totalmente nublado, podem inviabilizar um ensaio fotográfico externo.

Afinal, o resultado fotográfico final depende de várias coisas não controláveis como clima e o bem-estar do cliente. 

Ao deixar nos termos as possibilidades de cancelamento devido ao fator climático, ou por doença, ou ainda motivo de viagem a trabalho,  mostramos ao cliente nossa total preocupação com o bem estar do cliente e o resultado final das fotografias.

8 – Cobre uma Taxa de Reserva

Talvez cobrar uma Taxa de Reserva seja uma mudança no seu fluxo que vai valer a pena considerar.

Cobrar uma taxa de reserva na agenda é uma mudança que geralmente vale a pena quando o fotógrafo ou estúdio tem cancelamentos recorrentes.

O bolso é a parte do corpo humano mais sensível!

Acabei de fazer uma brincadeira que não é tão brincadeira assim, não é?

Ninguém gosta de prejudicar seu próprio bolso, o seu rico dinheirinho. 

A ideia da Taxa de Reserva é boa porque demonstra que o Ensaio Fotográfico requer preparação em muitos sentidos. 

E no negócio da fotografia, é muito possível explicar que para deixar tudo preparado e reservado, a cobrança da taxa vai fazer sentido e será aceitável na maioria das vezes. 

Você pode implementar uma taxa de reserva que será abatido do valor final do Ensaio Fotográfico. É uma antecipação, por assim dizer.

E ao cobrar esta taxa de reserva, justificamos mais uma vez o fator Termo de agendamento/ contrato.

Note que um justifica o outro. 

Profissionalismo com responsabilidade resume tudo. 

E, por consequência, o cliente terá um respeito ainda maior pela sua forma de trabalhar.

9 – Facilite a Taxa de Reserva

Dê flexibilidade de pagamento para o cliente sempre que possível. Principalmente para a Taxa de Reserva.

Facilitar o pagamento é uma forma inclusive de vender mais, mas na taxa de reserva tem que ser rápido e sem complicações.

No caso da Taxa de Reserva, uma boa dica é usar ferramentas para receber online que seja simples, rápido e com flexibilidade na forma de pagamento.

O PagSeguro e o Alboom Pay são duas ferramentas para considerar. 

O Alboom Pay é muito usado por fotógrafos, estúdios e produtoras de evento. Tanto no PagSeguro como no Alboom Pay é possível solicitar o pagamento online no cartão de crédito, boleto e permite dividir o pagamento no cartão até 12x sem juros.

10 – Sempre Valorize o Tempo do Seu Cliente 

Há um ditado que diz: Valorize o tempo dos outros como gostaria que valorizassem o seu.

Como profissional, deixe sempre claro que você respeita e valoriza o tempo que “você ocupa do seu cliente”, seja numa ligação, encontro, e claro, na sessão fotográfica.

Toda sua organização, preparação, sua ligação 2 ou 3 dias antes, etc, visa criar uma excelente experiência profissional para seu cliente.

O que vale a pena dizer é que parte da boa experiência no Ensaio Fotográfico é que tudo ocorra do melhor jeito possível para o cliente, em todas as etapas.

Começar no horário e terminar no horário podem ser quesitos que alguns clientes vão valorizar muito. Fique ainda mais atento quando perceber que seu cliente é muito organizado e preocupado com a agenda. Isso é um bom sinal mas também sobe a régua — é preciso estar atento aos detalhes.

11 – Numa Disputa com o Cliente, Sempre Perdemos?

Talvez seja errado pensar sempre assim.

Mas em nossa experiência, o cliente sempre ganha, de uma forma ou de outra, quando existe uma disputa ou uma discussão.

Mesmo que você pense que você tem toda razão, o desgaste pode te custar caro depois.

Caso você tenha feito tudo o possível e mesmo assim o cliente pisou na bola com você, tenha jogo de cintura e calma para lidar com a situação.

É preciso sempre pensar em como contornar essas situações que fugiram do seu controle.

Por isso que a taxa de reserva pode ser uma dica muito importante para você implementar. 

Em uma situação adversa, existindo uma taxa que foi paga para reservar a agenda do ensaio fotográfico, você vai poder demonstrar flexibilidade e compreensão para remarcar o ensaio sem grandes problemas.

12 – O Que Fazer Com Cancelamentos em Cima da Hora? 

O que fazer quando o cliente te liga 30m antes do Ensaio Fotográfico dizendo que não vai conseguir aparecer?

Respire fundo!

Além de respirar fundo, pergunte o que ocorreu. 

Mostre interesse para saber o que ocorreu para que o cliente te passe os detalhes. 

Escutar os detalhes vai fazer o cliente refletir um pouco.

Depois de escutar, chegou a hora de você se posicionar.

De um toque sútil como:

“Seu aviso foi bem em cima da hora… Quando ocorrer algo assim em uma próxima vez, tente me avisar uns dias antes para eu poder remanejar a agenda, etc”. 

Ou dizer:

“Você está me avisando bem em cima do horário combinado. Mas tudo bem, vamos remarcar sem problemas… mas da próxima vez me avise antes por favor. Acabei preparando todo o estúdio para nosso Ensaio”.

Tente ter essa conversa por telefone. Evite mensagens e áudios pois é um assunto sério e delicado.

O constrangimento na ligação também é uma forma de educação! O cliente ficará em teoria mais constrangido na ligação telefônica do que por mensagens.

13 – Faça seu Ensaio Render Ainda Mais

Já que estamos falando de Ensaios Fotográficos e como maximizar a renda e o faturamento, vale a pena lembrarmos de alguns fluxos importantes que vão maximizar a experiência do cliente e também melhorar seu bolso.

>> Vender Álbuns Impressos

Quando causamos uma excelente experiência do cliente, o valor deste momento aumenta consideravelmente.

E quando vivemos uma experiência muito forte, positivamente falando, o valor investido em itens adicionais se tornam justificáveis na mente do cliente.

Você pode dizer:

“Foi tudo perfeito, foi muito legal o momento do ensaio… Por que não investir em um álbum para que as pessoas da sua família, como avós ou pais, possam ver ou mesmo ter?

É muito importante nos dias atuais, nós, profissionais da fotografia, sabermos usar gatilhos para que o cliente se sinta motivado a investir em algo que no futuro o valor será ainda maior.

O Álbum Impresso é um dos gatilhos mais utilizados entre os foto produtos. Além de gerar novas vendas, ele tem o melhor fator emocional e sentimental.

Uma dica extra é usar um diagramador de álbuns fotográficos para que o cliente receba o layout já pronto, só faltando ele dizer Eu Quero.

A Alboom desenvolveu um diagramador de álbuns 100% online já compatível com quase todas as encadernadoras do Brasil. Vale a pensa conferir.

>> Venda Fotos Extras

O mesmo critério se aplica a venda de fotografias extras.

Você poderia dizer: 

“Quando a Vovó ver esta linda foto ela vai se sentir muito feliz pelo lindo netinho que tem. “

Falar assim aumenta um sentimento de expectativa e gratidão do cliente com os pais.

“Preciso sim presentear meus pais com esta fotografia. Eles vão Amar” – seu cliente vai responder algo assim, com certeza.

É importante você ter seu um método para vender fotos extras.

Usar uma ferramenta para escolha de fotos online pode ser essencial para vender as fotos extras.

E, como já falamos antes, usar uma ferramenta como o Alboom Pay para flexibilizar o Pagamento vai aumentar as chances do cliente comprar mais que o previsto inicialmente.

>> Peça Depoimento

Para Ensaios Fotográficos, não há melhor hora de pedir um depoimento que depois da sessão. Alguns fotógrafos aproveitam o ensaio e fazem na mesma hora a coleta do depoimento. Alguns esperam as fotos serem tratadas, o que ocorre alguns dias depois do ensaio.

Nada convence mais as pessoas que a Prova Social, um dos mais importantes elementos de persuasão.

A Prova Social é aplicada quando queremos comprovar nossa qualidade e diferenciação em nossos produtos e serviços. 

E nada melhor do que ouvir, ou mesmo ler, depoimentos de quem já utilizou os nossos produtos ou serviços.

Um vídeo com um depoimento sobre um serviço, principalmente, agrega e passa credibilidade.

Importante sobre depoimentos.

Peça a seus clientes que deixem mensagens de video. Video tende a ser muito mais efetivo que por escrito. Se for um texto escrito peça para ele citar os serviços e o nome de sua empresa/negócio. 

O melhor local para incluir seus depoimentos é em seu site de fotografia.

Conclusão

Nem sempre quando um Ensaio Fotográfico for cancelado você vai conseguir substituir a agenda por outra sessão de “igual valor”.

É bom preparar a mente que cancelamentos, via de regra ,são avisados pelo cliente em cima da hora, atrapalhando toda sua programação.

Ficar parado é mesmo uma perda de tempo e de dinheiro.

Sob o ponto de vista da relação com o cliente, um cancelamento gera incertezas para o futuro, diminui o interesse e o entusiasmo.

Esperamos que as dicas apresentadas evitem todos esses problemas no seu negócio de fotografia.

E tomara que os cancelamentos cheguem a zero mesmo! Mais que isso, que seu fluxo seja ainda mais efetivo e profissional.

Gostou desse conteúdo e das dicas? Achou válido para seu negócio fotográfico?

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Equipe Alboom.